品好七杯茶,搞好项目管理—序
治大国若烹小鲜
此系列文章算是《项目管理七杯茶》的笔记或者是要点整理。如有疑问请参阅原版书籍。
项目管理不仅仅是软件项目管理,已知的被记载的,项目管理是第二次世界大战的产物,起源于美国研制原子弹的曼哈顿计划。时至今日,项目管理已被广泛应用在各个领域,并成为高级职业经理人的必备技能。
文章将枯燥乏味的管理理论于优雅的茶文化结合起来,达到“治大国若烹小鲜”的神妙。
项目管理茶之源
很多人并不会工作。
工作并不仅仅是谋生的手段,同时也是实现个人价值的桥梁。以积极、主动的心态对待工作的人,更容易成为行业领域内的精英;反之,被动工作的人,则处于频繁跳槽的周期中,职业能力随着年龄增长而逐渐衰退。
同样,很多人对积极工作的理解也存在误区,积极工作并不是超负荷工作,而是用正确的方式方法工作。
这种正确的工作方法就是——项目管理。
时至今日,项目管理的方式已渗透到放放面面。一项工作,从计划、执行,到收尾,每一个环节,都遵循一定的规律。这些规律能帮助我们理清工作的脉络,达到事半功倍的效果。我们做任何事情,只要在关键点上合理把控,就可以不断复制成功的经验,带动个人职业素养的提升。
无论狮子还是羚羊,当太阳升起时,最好开始奔跑!
管理的前世今生
最初级的管理:你在我的视野中,所以我可以管着你。(目前我们公司好像仍算是这种管理!)
科学管理酝酿并逐渐成型的阶段:我的视野不够监视所有人,所以我利用别人管着你。
在实践中而非学术研究过程的管理演变:管理各个职能太繁琐,所以我监督工作成果,管着你。
在不同时代,由于社会环境的不同,对管理的需求也发生了巨大的变化。时至今日,对于如何更有效地进行管理,各种争议也从未停止过,有些反而愈演愈烈。
但有一个分支始终长盛不衰,从出现以来就一直被人们津津乐道,它就是以跟踪优质工作成果为主要目标、以数字化管理为基础的——项目管理。
不懂项目管理,那怎么工作
时至今日,项目管理模式已经渗透于方方面面,像空气中的氧气,你甚至完全感觉不到它的存在,但是却离不开它。
不要对它有任何疑虑。
管理思维在生活中衍生为各种形式,已经渗透于我们思考、行为和生活方式的各个角落,水乳交融,密不可分。
无论你做什么,都会事先有一个预期或者目标,这就是项目管理的思考方式。
你会为你手头的工作设定时限,什么工作需要在哪段时间内完成,这是项目管理中的时间管理。
去超市买东西,你会比较价格于品质,找到性价比最好的商品,或者你最需要的商品,这种成本管理也是项目管理的重要模块。
一个好汉三个帮,团队建设,领导力,沟通管理都是项目管理的主要内容。
从北京旅游到伦敦,你会不由自主地规划在哪里转机,到哪里休息,住在哪家酒店,去哪儿游玩,需要准备多少现金,信用卡要预存多少外币......哪怕是最糊涂的人,也会想到其中的一点或者几个要点,项目管理可以为你实现一次完美的旅游计划。
任何人都在不由自主的应用着项目管理。
我们很多失败的原因,不是因为完全不懂,恰恰是自以为懂了很多。规划了工作时限,就以为懂了时间管理;设置了任务计划,就以为懂了目标管理;制定了潦草的预算方案,就以为懂了资源管理……于是,一些人就在半懂不懂之中,将工作做得似是而非。
其实,只需要在现有的基础上,将日常的习惯重新梳理一遍,把尚未完善、还不严谨的思考于行为方式重新组织起来,就会受益终生。
七杯茶——工作的公式
目前国际上主要有两大项目管理研究体系:其一是已欧洲为首的国际项目管理协会(IPMA),另外是以美国为首的美国项目管理协会(PMI)。
他们将人类的活动分为两类:
一类是重复、连续不断、周而复始的活动,控制这些活动的方法可以称之为“流程管理”。
另一类是独特的、一次性的活动,控制这些活动的方法可以称之为“项目管理”。在企业管理领域中,项目是具有开始和结束的一次性努力,有相关人员执行以达到符合一定成本、预算和质量要求的目标。
从一米到一个项目
故宫博物院的正门——午门,高度大约为38米,只要给出这个数据,我们马上就能想象到这座大门大约有12层楼那么高。但假设换个度量单位,比如午门高度大约为0.038公里,或者0.024英里等,那么就很难在头脑中映射出这个高度到底有多高。
因此,必须找到合适的度量单位,才能精确地预期并衡量每一项工作取得的成果。
这就是在量化管理体系中定义的事件结构模型。
这个模型可以按金字塔从顶端到最底端这样分配:
系统——总经理; 计划——总监;项目——项目经理;任务——任务经理;活动——活动经理。
七杯茶——优雅地面对工作
每个人都可以将工作处理的秩序井然,前提是他必须掌握一定的行为原则。
这个行为原则就是项目管理。
七杯茶,七个关键控制点,一项工作,这是每个人都可以掌控的项目管理方法。
第一杯茶:启动茶
重点:背景分析、界定项目目的与目标、描述项目范围
意义:书面确立项目正式施行
成果判定:项目计划书
庆祝茶:洞庭碧螺春
第二杯茶:路径茶
重点:拆分关键任务、量化考核标准
意义:书面明确工作进程路线图
成果判定:项目执行路径图
庆祝茶:安溪铁观音
第三杯茶:资源茶
重点:最小化预算、关键资源控制
意义:资金详细配给方案
成果判定:项目预算报表
庆祝茶:六安瓜片
第四杯茶:时间茶
重点:合理安排执行时间、滞后与提前时限处理、加班计划
意义:明确执行时限结点
成果判定:执行时间甘特图
庆祝茶:西湖龙井
第五杯茶:人员茶
重点:项目经理权责界定、沟通与跨部门协作、明确项目团队成员责权利
意义:人力资源调配原则
成果判定:RACI责任矩阵图
庆祝茶:祁门红茶
第六杯茶:风险茶
重点:衡量内外部风险、有效规避风险、紧急预案
意义:最大可能避免节外生枝
成果判定:内外部风险控制计划书
庆祝茶:君山银针
第七杯茶:收尾茶
重点:成果评估准则、项目归档文件
意义:让有意的经验不断复制
成果判定:项目档案
庆祝茶:云南普洱