邮件狂人告诉你：如何打造最强邮件处理流

据统计

平均每人每天会收到

120封邮件

 

通常处理这些邮件要占据

工作时间的1/5-1/3。

 

那如何高效的处理邮件？

 

“邮件狂人”马化腾动辄处理上千封邮件的故事启示我们：若想打造自己的邮件处理流，必须做到Inbox Zero

 

YoMail 的方法是

 

1、自动化

 

• 垃圾邮件

所谓“垃圾邮件”泛指未经请求而发送的电子邮件，如未经发件人请求而发送的商业广告或非法的电子邮件。

一般邮箱服务商都会在此基础上增添一些新规定，不过也有少数例外。

对于垃圾邮件，YoMail 完全遵循各邮箱服务商的游戏规则，并没有做过干预。（话说有用户吐槽，YoMail 把重要邮件收到了垃圾邮件，其实我们是莫名躺枪）

 

 

• 分类

YoMail 的干预从“分类”开始。

YoMail 定义的邮件分类：社交、账单（购物）、推广、通知（订阅）、旅行，它可以识别非工作类邮件，并自动将这些邮件归类到这些分类下，为收件箱“瘦身”。

 

如果有漏网之鱼

您可以手动一下

 

 

需要说明的是，YoMail 的分类是根据发件人地址进行分类判断的。

 

• 过滤器

YoMail 过滤器（又名收件规则）被誉为邮件管理的第一神器，相信不少用户已在使用，它的原理是根据发件人与邮件主题来自动归入所建文件夹。

使用很简单

2、半自动化

• 打星标

星标比较好理解，凡是比较重要的邮件都可以打星，不管是老板布置的工作任务，还是重要的个人事件都可以。

 

 

• 标签

标签一般要结合具体的情况进行管理，但总的来说，标签不要超过3个，一般设定待办与已处理两个标签足矣。

因为理论上，我们收到一封新邮件要先判断是否需要采取行动，如果需要行动，又分成两种，一种是立即处理，一种是待会处理。

 

前者一般是5分钟以内就能搞定，这样的事情要尽量立刻完成，越拖越麻烦，如果需要进一步跟进，可以将邮件标签进“已处理”。

后者一般是要花时间才能有效解决，这样的事情先标签进“待办”，等处理完再好好处理，完成后直接取消标签，如需跟进，再标签进“已处理”。

 

3、手动整理

 

 手动整理是最考验拖延症毛病的，但是人类的进化史就是一部与拖延症的斗争史。所以大家拿起向小马哥看齐的斗志。

• 文件夹管理

建议定期（1周1次或1月1次）将核心邮件账号的收件箱、星标邮件、标签邮件进行整理，整理的通行规则是无价值的邮件删除，有价值的邮件转移到重要文件夹。文件夹管理同样适用该规则。

一般文件夹不要超过4个，基本分成工作、个人、收藏、广告就够了，总之越简单越好，复杂是反人性的。

 

• 高效习惯

如果要邮件管理做好，需要逐渐培养起好习惯。有人不是说过：人与人的差距，不是运气，而是习惯。

 

个人认为，如果能做到这两个习惯就很牛。

 

一是学会说no，相信创造长期价值比回应他人的需求更重要。

一个是把话练到绝对的简洁清晰，凡事不要打太极，若需要讨论，那就干脆聊天。

 

 

“涨姿势”

互联网大佬怎么玩邮件？

 

Bill Gates：小秘预处理或者设了很多filter，完全可以处理最后收到的40-50 封邮件。

 

Larry Page：从最新的邮件开始看，开始回复。累了就不看了，后面的邮件永远不会看了。

 

Jeff Bezos：10分钟内回复或者永远不回，大多数都转发给其他人处理了。如果什么都没写就是"我希望你去做这件事，问起来的时候你要有准备。"如果加了个问号，就是"我希望你去做这件事，迅速给我回复或进展报告。"

Andrew Mason ( Groupon 前 CEO )：用 Omnifocus 保持 zero inbox（收件箱清零） 原则，过滤在不同的文件夹里，根据邮件滞留时间排序。

 

Tony Hsieh （Zapps CEO）：把昨天的电子邮件当作今天的todo list，力争把昨天inbox里维度的邮件数为0，不要看今天的邮件。这种方法可以让你不用持续看邮件。

 

Steve Jobs：白天的邮件会隔几天再回复，深夜把邮件当实时聊天工具用，不带过滤地回复绝大多数邮件，理由是"想听听普通人的心声。"

 

关于邮件之种种